Boite à outils - Le Fonds Social Européen +

Préparer ma demande de subvention

Vous allez créer et déposer votre demande de financement en ligne sur la plateforme Ma démarche FSE+ouvrir une nouvelle fenêtre. Il n’existe plus de version papier depuis 2014. Retrouvez notre manuel pas-à-pas pour déposer une demande de subvention iciouvrir une nouvelle fenêtre.

Au préalable à toute création de compte sur Ma démarche FSE+ouvrir une nouvelle fenêtre nous vous conseillons de prendre contact avec le service gestionnaire du FSE+  situé au sein du services des affaires agricoles et européennes du département de la Savoie. Vous pouvez consulter les coordonnées de ce service dans notre rubrique Contactsouvrir une nouvelle fenêtre.

Quand déposer une demande de subvention ?

Lors de la constitution de votre demande de subvention, votre projet ne doit pas être achevé. En effet, l’article 65-6 du règlement (UE) 1303/2013 prévoit qu’"une opération n'est pas retenue pour bénéficier du soutien des Fonds ESI si elle a été matériellement achevée ou totalement mise en œuvre avant que la demande de financement au titre du programme ne soit soumise par le bénéficiaire à l'autorité de gestion, que tous les paiements s'y rapportant aient ou non été effectués par le bénéficiaire." Par ailleurs, la durée totale de réalisation de votre projet en mode subvention ne peut pas excéder 36 mois.

Quelle va être la structure de mon plan de financement ?

Dès le stade de la demande, vous devrez préciser la structure de votre plan de financement. En effet, en fonction des catégories de dépenses présentées dans le plan de financement, certaines options de forfaitisation seront possibles (possibilité de prévoir un forfait pour certaines dépenses plutôt qu’une justification au réel).

Cependant, vous devrez présenter toutes vos dépenses directes au réel dans votre demande, même si le recours à un taux forfaitaire est possible. Dans le cadre du rapport d’instruction, le service gestionnaire devra, en effet, vérifier la pertinence du taux forfaitaire que vous avez choisi et il ne peut le faire qu’en ayant une connaissance complète de vos dépenses au réel.

Rappel sur les taux forfaitaires

Pour la programmation 2021-2027, il est possible de calculer les montants de certaines catégories de dépenses en appliquant un taux forfaitaire à une ou plusieurs catégories de dépenses définies.

Les options de coûts simplifiés sont obligatoires pour les opérations dont le soutien public est inférieur à 50 000 €. En sont exonérées les opérations mises en œuvre exclusivement par voie de prestations. Ce seuil est analysé à titre prévisionnel. Une variation à la hausse ou à la baisse en cours d’exécution ne remet pas en cause les modalités de calcul des dépenses de l’opération.

Les recettes de votre opération

Les recettes générées par votre projet doivent être déduites du coût total éligible de l’opération conformément à l’article 65-8 du règlement (UE) 1303/2013, à l’exception notamment :

• des opérations soumises aux règles en matière d’aides d’État
• des opérations pour lesquelles le total des dépenses éligibles n’excède pas 50 000 €

Les ressources

Seules les ressources affectées à la réalisation du projet doivent être déclarées dans le plan de financement de l’opération. Celles-ci doivent couvrir le même périmètre physique et temporel que le projet pour lequel le cofinancement européen est sollicité.

Si les subventions couvrent un périmètre financier plus large que ce dernier, votre cofinanceur national doit identifier dans son attestation d’engagement le montant affecté à l’opération. À défaut vous devez indiquer le mode de calcul retenu pour la détermination du montant de la ressource affectée au projet, mode de calcul basé sur une clé physique (exemple : nombre de participants éligibles sur nombre de participants accueillis au global par la structure) hormis le cas de périmètres temporels clairement identifiables.

Comment le service gestionnaire examine-t-il la recevabilité de ma demande ?

Un dossier de demande de subvention est considéré complet lorsque l’ensemble des pièces du dossier sont présentes au moment du dépôt de la demande de financement.

Lors du dépôt d’une demande dans Ma démarche FSE+ouvrir une nouvelle fenêtre, un accusé de réception est généré pour le bénéficiaire attestant de la complétude du dossier et de sa transmission au service gestionnaire.

Le gestionnaire doit ensuite vérifier la recevabilité de la demande, c’est-à-dire s’assurer que les documents joints correspondent à leur définition.

Si un ou plusieurs documents ne sont pas recevables, une demande de complément vous est envoyée sous la forme d’un courrier électronique via Ma démarche FSE+ouvrir une nouvelle fenêtre.

Lorsque le gestionnaire déclare la demande de financement recevable, l’instruction du projet peut être engagée. À compter de la déclaration de recevabilité, la saisie des informations relatives aux participants dans Ma démarche FSE+ouvrir une nouvelle fenêtre est possible.

Comment se passe l'instruction de ma demande de subvention ?

Toutes les demandes de financement déposées dans Ma démarche FSE+ouvrir une nouvelle fenêtre et déclarées recevables sont instruites et présentées en comité de programmation.

L’instruction consiste en une analyse qualitative, quantitative et financière du dossier d’une demande de subvention recevable afin de donner un avis sur l’opportunité de son financement. Le service instructeur travaillera avec vous pour valider votre demande. Il est libre de vous demander tous les compléments ou corrections de la demande qu’il estime nécessaire.

L’analyse de votre demande est faite dans le rapport d’instruction de Ma démarche FSE+ouvrir une nouvelle fenêtre et aboutit à un avis favorable ou défavorable.

Éligibilité temporelle

La période de réalisation du projet doit être couverte par le programme opérationnel et l’appel à projets. 

Éligibilité géographique

Le service instructeur s’assure que la réalisation de votre projet est prévue sur un territoire respectant les critères d’éligibilité géographique définis dans les appels à projets.

Éligibilité au regard du programme opérationnel et de l'appel à projets

Le gestionnaire s’assure que votre projet est bien éligible au regard des axes d’intervention du programme opérationnel et précise dans quelle mesure le projet s’inscrit dans les objectifs visés par l’appel à projets.

Analyse qualitative du contenu du projet, des actions

Cette étape porte sur l’analyse de la description synthétique du projet dans laquelle il convient de rappeler les objectifs du projet, les principales actions, les résultats attendus ainsi que les publics ciblés.

Éligibilité des participants

Par participants, on entend les personnes bénéficiant directement d’une intervention du FSE +, qui peuvent être identifiées et auxquelles il est possible de demander des informations sur leurs caractéristiques et pour lesquelles des dépenses spécifiques sont réservées.

Dès l’instruction, vous devez vous assurer que les justificatifs que vous avez prévus sont recevables et en mesure d’être contrôlés. En effet, dès lors qu’un critère spécifique d’éligibilité a été fixé pour les participants, l’inéligibilité d’un ou plusieurs des participants a des conséquences sur l’ensemble des dépenses du projet et non exclusivement sur les dépenses liées à ces participants.

Respect des principes horizontaux

Trois principes horizontaux sont fixés pour la programmation 2021-2027 :

• égalité femmes-hommes
• égalité des chances et non-discrimination
• développement durable

Pour chacun de ces principes, vous devez indiquer la façon dont ceux-ci sont pris en compte. Le gestionnaire apprécie ici la prise en compte acceptable des principes horizontaux mentionnés dans la demande.

La faisabilité de votre projet

Le gestionnaire va s’assurer de votre capacité à retracer les dépenses et les ressources liées au projet. Une analyse rapide de la situation financière de votre structure sera également effectuée à partir de 2 documents : le compte de résultat et le bilan.

Le gestionnaire va également évaluer la "proportionnalité des moyens" c’est-à-dire évaluer si vous disposez des moyens nécessaires pour répondre aux obligations liées à la gestion et au contrôle du projet.

De plus, le gestionnaire déterminera si vous avez pris ou non les dispositions nécessaires pour respecter les obligations de publicité et assurer le reporting sur les participants accueillis dans votre opération si tel est le cas.

Enfin, dans le cadre de la demande, vous devrez préciser les unités de mesure pour attester de la réalisation du projet. Il s’agira de déterminer à partir de quand vous considérez que l’objectif du projet est atteint. Par exemple : nombre de participants formés, nombre d’entretiens conduits par personne accompagnée…

Le gestionnaire s’assurera que ces unités de mesure sont pertinentes pour quantifier le budget prévisionnel de l’opération et en suivre son exécution.

Tout projet cofinancé par des fonds européens doit respecter la règlementation européenne et
nationale en vigueur. Il s’agit d’une obligation transversale que les dépenses soient couvertes par un forfait ou pas. L’ensemble de la réglementation est agrégé dans le code de la commande publique en date du premier avril 2019.
Tout achat, quel que soit le marché, le montant, doit respecter les principes fondamentaux de la
commande publique suivants :

1. Le libre accès à la commande publique : toute entreprise doit pouvoir se porter candidate à un
marché. A ce titre la publication la plus large possible doit être organisée.
2. L’égalité de traitement des candidats : tout pouvoir adjudicateur doit adopter un comportement objectif et non discriminatoire envers l’ensemble des candidats – et un égal accès à l’information (le favoritisme est pénalement sanctionné).
3. La transparence des procédures : tous les candidats doivent être en mesure de savoir comment leur candidature va être traitée en assurant une publicité et une traçabilité suffisante afin de pouvoir justifier de ses choix. Si les critères de sélection ne sont pas clairement
définis dans le cahier des charges, le critère du prix sera alors décisif en tant que critère obligatoire.

Les bénéficiaires qui ne sont pas soumis au Code des marchés publics ou à l’ordonnance n°2005/649 du 6 juin 2005 ou à l’ordonnance n°2015/899 du 23 juillet 2015 appliquent également ces modalités de mise en concurrence pour leurs achats de bien ou service dès lors que les crédits FSE/IEJ sont des fonds publics et doivent à ce titre respecter les principes de bonne et saine gestion financière.

L'analyse du plan de financement

Le gestionnaire analysera toutes les dépenses et ressources valorisées dans le plan de financement prévisionnel. À l’issue de l’instruction, le plan de financement validé par le gestionnaire sera annexé à la convention.

Toutes les dépenses déclarées au réel seront contrôlées lors du service fait. Dès l’instruction, le gestionnaire peut demander au porteur de projet de détailler la nature des pièces justificatives prévues pour attester de l’ensemble des dépenses valorisées dans le plan de financement en vue de vérifier le caractère probant des pièces justificatives proposées.

La vérification de l'absence de double financement

À partir de votre numéro SIRET, Ma démarche FSE+ouvrir une nouvelle fenêtre recense toutes les opérations que vous avez déjà déposées au sein de Ma démarche FSE+ouvrir une nouvelle fenêtre. Le service gestionnaire vérifiera systématiquement sur cette base qu’une même dépense n’est pas valorisée dans des projets différents.

L'avis du service instructeur et la validation du rapport d'instruction

À l’issue de ses vérifications, le service gestionnaire émet un avis, favorable ou défavorable, sur votre demande avant passage en comité de programmation de votre demande.

Les indicateurs

En tant que porteur de projets, vous jouez un rôle central dans la collecte d’une information de qualité et utile pour le pilotage du programme. Cette remontée d’information permet de disposer en continu de données relatives aux réalisations et résultats des opérations.

La collecte des données relatives aux participants doit être réalisée dès leur entrée dans l’opération de manière à renseigner les indicateurs figurant à l’annexe 1 et 2 du règlement FSE n°1304/2013 via Ma démarche FSE+ouvrir une nouvelle fenêtre.

La collecte des données peut se faire sous deux formes dans Ma démarche FSE+ouvrir une nouvelle fenêtre :

• La saisie directe des informations relatives à l’entrée et à la sortie immédiate du participant de l’opération par le biais des écrans de saisie du module de suivi des participants et des indicateurs ;
• L’import de données produites dans d’autres systèmes d’information, par le biais de fichiers Excel (format .csv), pour l’entrée et la sortie, en cumulant les participants au fur et à mesure des importations.

Obligation de visibilité, transparence et communication 2021/2027

Sous peine de sanctions financières pouvant aller jusqu’à 3% du montant de la subvention accordée, vous devez respecter les obligations de visibilité, transparence et communication indiquées dans le Règlement (UE) 2021/1060 du Parlement européen et du Conseil du 24 juin 2021 portant dispositions communes - Chapitre III - Article 46 à 50 et l'Annexe IX.ouvrir une nouvelle fenêtre
Consultez la rubrique Communiquer sur le FSE+ouvrir une nouvelle fenêtre et retrouvez toutes les informations et outils nécessaires à la mise en application du règlement.

Publicité et information : des obligations distinctes mais cumulatives

La réglementation européenne exige à la fois une obligation de publicité (apposition des logos, emblèmes et mention) mais aussi une obligation d'information par voie d’affiche et sur votre site internet. Ces obligations sont cumulatives.

Comment se passe la programmation de ma demande ?

La programmation des opérations FSE+ est effectuée par la commission permanente du Département de la Savoie. Elle s’opère sur la base de l’avis rendu par le service gestionnaire du département à l’issue de l’étape d’instruction.

L’ensemble des demandes recevables est examiné par le comité de programmation afin d’assurer une transparence dans la sélection des projets. Le fonctionnement (composition, organisation, missions, délais…) de chaque comité de programmation est défini dans son règlement intérieur.

Pour votre dossier FSE+, le comité rendra l’un des avis suivants :

• Favorable : le comité de programmation estime que votre opération peut être programmée en l’état et que la convention peut être établie sur la base du rapport d’instruction validé.
• Défavorable : votre opération est refusée de façon définitive.
• Ajourné : le comité de programmation estime que votre opération ne peut pas être programmée en l’état et demande des informations complémentaires.

Pour information, une fois les avis du comité saisis dans le suivi de gestion dématérialisé Ma démarche FSE+, les opérations inscrites à l’ordre du jour¹ changent définitivement de statut (programmé, refusé). Si votre opération a été ajournée sur avis du comité, le gestionnaire pourra vous demander d’amender ou compléter votre demande de financement.

(1) Opérations pour lesquelles le comité a rendu un avis uniquement.

Comprendre comment la convention est établie avec le FSE +

Toute demande de subvention programmée par le comité de programmation donne lieu à l’établissement d’une convention à partir du modèle en vigueur dans Ma démarche FSE+.

La convention intègre en annexe l’ensemble des éléments techniques et financiers caractérisant votre opération, tels que définis à l’issue du travail d’instruction et retenus après sélection par le comité de programmation.

Votre convention sera éditée par Ma démarche FSE+.

Au stade du conventionnement, le gestionnaire, en accord avec vous, fixera le nombre et la périodicité des bilans à produire. Ces éléments dépendent de la durée de réalisation de votre opération et respectent les conditions minimales suivantes :

• opérations de 12 mois : 1 bilan final
• opérations de 12 à 24 mois : 1 bilan final
• opérations de 24 à 36 mois : 1 bilan intermédiaire et 1 bilan final

Il est possible de prévoir des bilans intermédiaires obligatoires supplémentaires. Le nombre et les dates de remise de ces bilans intermédiaires tiennent compte :

• de votre capacité à faire l’avance de trésorerie
• des capacités de traitement par le service gestionnaire étant donné la nécessité posée par l’article 132 pour assurer un remboursement dans les délais réglementaires
• de vos dates de disponibilité des justificatifs comptables (exemple : compte de résultats, attestation du commissaire aux comptes, etc.)
• des impératifs de déclaration de dépenses à la Commission européenne

Tous les bilans prévus dans la convention ont une date butoir fixée par le service gestionnaire en accord avec vous. Cette date de dépôt pourra être reportée dans Ma démarche FSE+, si cette demande est justifiée.

Une fois finalisées, les pièces constitutives de la convention vous seront envoyées. La date d’effet de la convention est la date du courrier de notification de la convention signée par les 2 parties.

Une demande d’avenant peut être faite à votre initiative ou de celle du gestionnaire dans la limite des 9 mois suivants la fin de la période de réalisation fixée dans la convention.

La passation d’un avenant n’est pas possible lorsqu’un bilan ou un contrôle de service fait sur l’opération est en création dans Ma démarche FSE+.

Vous vous engagerez à informer le service gestionnaire de toute modification qui pourrait intervenir en cours d’exécution de l’opération, portant sur ses objectifs ou ses caractéristiques techniques et financières telles que définies dans la convention et ses annexes.

Il n’est pas possible d’introduire des modifications à la convention ayant pour effet de remettre en cause :

• l’objet et la finalité de l’opération
• le taux de forfaitisation des dépenses directes et indirectes
• le mode de calcul de l’ensemble des dépenses conventionnées par le changement de l’option de coûts simplifiés utilisée pour le calcul des dépenses
• le recours à une option de coûts simplifiés pour les opérations dont le montant de soutien public conventionné est inférieur à 100 000 €

Si les modifications introduites affectent l’équilibre ou les conditions d’exécution de l’opération, un avenant doit être établi à l’initiative du service gestionnaire ou sur votre demande formelle et soumis au comité de programmation.

On entend par modifications affectant l’équilibre et les conditions d’exécution du projet :

• l’introduction d’une ou plusieurs nouvelle(s) action(s)
• l’introduction de nouveaux postes de dépenses
• l’introduction de ressources non conventionnées
• l’augmentation du montant FSE + total ou du taux de cofinancement FSE + prévisionnels pour l’ensemble de l’opération
• l’augmentation du coût total éligible de l’opération constatée sur un bilan intermédiaire
• la prolongation de la période de réalisation de l’opération
• la modification de la nature de la clé de répartition physique pour les dépenses indirectes prévue, hors application du régime de forfaitisation
• le changement du mode de calcul de postes de dépenses conventionnés non couverts par un taux forfaitaire au sens de l’article 67.1 d) du règlement (UE) n°1303/2013
• la modification des modalités de versement de la subvention FSE+ fixées dans la convention

Dans le cadre d’un avenant, il est possible de modifier le nombre et la périodicité des bilans intermédiaires obligatoires.

Pour une opération dont la durée de réalisation est supérieure à 24 mois et inférieure ou égale à 36 mois, l’avenant ne peut avoir pour effet de supprimer l’ensemble des bilans intermédiaires pour ne conserver qu’un seul bilan final sur l’opération.

Peut également donner lieu à la conclusion d’un avenant une variation du coût total éligible prévisionnel annuel de plus de 30 % dans la limite du coût total éligible conventionné. Une variation du coût total éligible prévisionnel annuel de moins de 30 % dans la limite du coût total éligible conventionné ne donne pas lieu à la conclusion d’un avenant.

Dans le cadre d’un avenant, la modification du plan de financement d’une opération ne peut conduire à diminuer les dépenses ou ressources déjà déclarées dans les bilans déposés sur l’opération. En outre, il n’est pas autorisé de supprimer des postes de dépenses qui ont été initialement conventionnés si des dépenses relatives à ce poste ont déjà été déclarées dans un bilan.

L’introduction d’un avenant affectant l’équilibre et les conditions d’exécution du projet ne peut intervenir qu’avant production du bilan final de l’opération.

La modification de vos coordonnées bancaires fait l’objet d’une information écrite du bénéficiaire au service gestionnaire sans qu’il y ait lieu d’établir un avenant pour ce seul motif.

L’ensemble des modifications portant sur vos données d’identification (SIRET, adresse, nom du représentant légal, etc.) seront dans tous les cas reportées dans la fiche organisme de Ma démarche FSE+ par le service gestionnaire.

Ces modifications, y compris celles ayant trait aux coordonnées bancaires, seront reprises dans tout avenant établi postérieurement dans Ma démarche FSE+ pour des demandes de modifications substantielles évoquées supra.

Le FSE et les contrôles

Il existe différents types de contrôle :

• Un contrôle de service fait, réalisé par les gestionnaires de votre convention FSE+ avant paiement du FSE
• les visites sur place (dans le cadre du contrôle de service fait)
• l’ "audit d’opération" par les organismes mandatés par l’autorité d’audit national des fonds européens (CICC - Commission interministérielle de coordination des contrôles)
• les audits menés par les instances européennes (Commission et Cour des comptes européennes)

Le contrôle de service fait

Le contrôle de service fait est la vérification administrative, physique et comptable d’un bilan d’exécution produit par un bénéficiaire à l’appui de sa demande de paiement au titre d’une opération cofinancée. Il a pour finalité de déterminer le montant FSE dû au bénéficiaire après examen des dépenses déclarées dans le bilan d’exécution.

Les travaux de contrôle de service fait commencent dès réception d’un bilan recevable c'est-à-dire signé par la personne ayant capacité à engager votre structure. Le gestionnaire peut, à tout moment et jusqu’à la validation du formulaire de contrôle de service fait, vous demander d’effectuer des modifications ponctuelles sur votre bilan. Ces demandes de modifications doivent être limitées et restreintes au cas d’erreur manifeste dans le renseignement du bilan et bloquant la réalisation du contrôle de service fait. En effet, dans le cadre du contrôle de service fait, le gestionnaire est dans une logique de contrôle et vous pouvez présenter plusieurs versions de votre bilan, comme vous l’avez fait pour la demande de subvention.

Le gestionnaire vérifie la correcte application de la convention individuelle et de ses annexes. Le cas échéant, il prend en compte les constats et suites données aux visites sur place, réalisées en cours d’exécution de l’opération.

Toute opération de contrôle de service fait donne lieu à la production d’un rapport de contrôle de service fait circonstancié listant les différentes vérifications opérées et les résultats obtenus à chaque étape du contrôle. Le rapport indique les montants retenus en dépenses et en ressources au terme du contrôle. Le cas échéant, il fait apparaître les montants écartés et les motifs de la correction.

Si le montant FSE+ retenu avant la période contradictoire est inférieur au montant demandé dans le bilan, vous serez invité(e) à apporter, avant l’échéance fixée, tout élément d’information complémentaire de nature à modifier l’appréciation du gestionnaire.

Le service gestionnaire vous notifiera les résultats du contrôle. Cette notification prend la forme d’un avis motivé, exposant le cas échéant les rectifications opérées par rapport au bilan, leurs motifs et leur incidence sur le calcul de la participation FSE+ due. Les conséquences d’une absence de réponse de la part du bénéficiaire y sont clairement exposées.

Une période contradictoire d’un mois maximum commence à la date de notification des conclusions intermédiaires.

En l’absence d’observation de votre part pendant la période contradictoire ou après modification du montant de l’aide FSE retenue sur la base des éléments complémentaires apportés par le bénéficiaire, le gestionnaire vous notifiera les conclusions finales du contrôle de service fait.

Les conclusions du contrôle de service fait notifiées au porteur de projet mentionnent explicitement les motifs de rejet de dépenses, le mode de liquidation du FSE + ainsi que les voies et délais de recours.

Les visites sur place (dans le cadre du contrôle de service fait)

Les vérifications sur pièces justificatives dans le cadre du contrôle de service fait ne permettent pas à elles seules de garantir l'éligibilité des dépenses déclarées et la réalité des actions. Pour une part significative des opérations cofinancées, le service gestionnaire de votre dossier FSE+ réalisera des visites sur place en cours d’exécution de l’opération.

Elles ont pour objet de vérifier :

• la réalité physique de l’opération lorsque la nature de l’opération s’y prête (présence des stagiaires lors de la visite sur place, etc.)
• le bon déroulement de l’opération cofinancée au regard des termes de la convention
• le respect de l'obligation de publicité liée au financement communautaire
• la régularité des conditions de suivi de l’opération et d’archivage des pièces justificatives. Cet examen permet d’identifier tout écart significatif par rapport aux annexes technique et financière de la convention.

À l’issue de chaque visite sur place, le gestionnaire est tenu d’établir un rapport de visite² formalisant les conclusions de la visite, les écarts constatés et les suites à donner le cas échéant. L’original du rapport est conservé dans le dossier de gestion afférent à l’opération.

En règle générale, le gestionnaire vous informe de sa venue mais les visites sur place peuvent également être menées de manière inopinée.

Une visite sur place peut conduire à 3 types d’avis : conformité, non-conformité, conformité sous réserve de la mise en place de mesures correctives.

Le rapport de visite sur place précise l’avis formulé. Les conclusions de la visite vous sont notifiées. En cas d'avis de non-conformité ou de conformité sous réserve, le gestionnaire s'assurera de votre prise en compte de chacune des corrections demandées suite à la visite.

Un avis de non-conformité est rendu si le gestionnaire n’a pu trouver sur place les éléments permettant de rendre compte des conditions d’exécution de la convention ou s’il a constaté sur place des écarts qui peuvent conclure à un défaut d’exécution du projet conventionné. Dans ce cas, il peut être procédé à la résiliation totale ou partielle de la convention octroyant la subvention FSE+.

Cette résiliation est effectuée selon les modalités prévues dans la convention.
Un avis de conformité sous réserve de la mise en place de mesures correctives est rendu lorsque le gestionnaire a relevé :

• des écarts significatifs entre l’opération conventionnée et l’opération réalisée
• ou un non-respect partiel des obligations conventionnelles (publicité, suivi des temps d’activité, etc.) susceptibles d’être corrigés avant le terme de l’opération. Selon les modalités prévues dans la convention, ces modifications peuvent nécessiter un nouvel examen en comité de programmation et la conclusion d’un avenant (par exemple, introduction d’un nouveau poste de dépenses).

(2) Sur la base du modèle de rapport en vigueur diffusé par la DGEFP et téléchargeable sur Ma démarche FSE+.

L’audit d’opération

Les audits d’opérations FSE+ ont pour objectifs :

• de vérifier le bien-fondé des dépenses des bénéficiaires déclarées à la Commission Européenne, en ce qui concerne notamment leur réalité et leur éligibilité au regard des règles nationales et communautaires
• de vérifier la fiabilité des systèmes de gestion des autorités de gestion ou autorités de gestion déléguées et des organismes intermédiaires au regard des exigences d’une piste d’audit suffisante

Ces contrôles d’opérations sont parfois mal compris ou mal acceptés par les bénéficiaires. Ils interviennent après le contrôle de service systématique effectué par le service gestionnaire.

Qui établit la liste des audits d’opérations annuelle ?

La liste des audits d’opération est fixée chaque année par la CICC dans le cadre d’un échantillonnage statistique aléatoire.

La méthodologie (contrôle du service instructeur ayant attribué les fonds communautaires et contrôle du bénéficiaire) et les calendriers de réalisation de ces contrôles très resserrés sont déterminés par la Commission interministérielle de coordination des contrôles (CICC), dans le cadre de sa stratégie d’audit en fonction des impératifs de la réglementation européenne.

La superposition de ces différents niveaux de contrôles si elle est parfois mal vécue par les porteurs de projets vise toutefois à contenir le taux d’erreur en deçà d’une limite fixée, selon les normes d’audit adoptées par les instances européennes, à 2 % des dépenses déclarées et à prévenir toute suspension des paiements européens sur les programmes cofinancés.

Les résultats de ces contrôles sont un des éléments essentiels permettant à l’autorité d’audit, confiée à la CICC, de se prononcer sur l’assurance du fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle. En rythme annuel, de 10 à 20 % des dépenses déclarées à la Commission européenne sont ainsi contrôlés.

Déposer son bilan et la demande de paiement

Le dépôt du bilan d’exécution déclenche le processus de paiement de la subvention, subordonné aux conclusions du contrôle de service fait. Il est totalement dématérialisé et s’effectue sur la plateforme Ma démarche FSE+.

Le dépôt du bilan d’exécution doit vous permettre de retranscrire fidèlement l’exécution de l’opération conventionnée à la date du bilan :

• tous les résultats atteints dans le cadre de l’exécution de son opération
• les dépenses réalisées
• l’ensemble des financements perçus pour atteindre les objectifs prévus dans la convention

Les différents types de bilans

2 types de bilans peuvent être déposés :

1. le bilan intermédiaire obligatoire défini dans la convention
2. le bilan final défini dans la convention qui est exigible au plus tard 6 mois après la fin de réalisation de l’opération

Vos obligations minimales de remise de bilans

• opération de 12 mois maximum : 1 bilan final remis 6 mois maximum après la fin de réalisation de l’opération
• opération de plus de 12 mois et inférieur ou égale à 24 mois : 1 bilan final remis 6 mois maximum après la fin de réalisation de l’opération
• opération de plus de 24 mois et inférieur ou égale à 36 mois : 1 bilan intermédiaire obligatoire + 1 bilan final remis 6 mois maximum après la fin de réalisation de l’opération

Aucun bilan ne peut être déposé après la date limite fixée par la convention. Vous conservez toutefois la possibilité de demander au gestionnaire un report de la date de remise du bilan via Ma démarche FSE+. Cette demande de report doit être validée par le gestionnaire.

Vous êtes tenu(e) de justifier, pour chacune des actions conventionnées, le niveau de réalisation à la date du bilan et d’indiquer les modalités de mise en œuvre des actions.

Pour les opérations avec des publics participants, Ma démarche FSE+ génère la liste des nouveaux participants qui est annexée au bilan. Celle-ci sert de base aux vérifications portant sur l’éligibilité des participants. Le contrôle de l’éligibilité est mené au regard du programme national, de l’appel à projets ou de l’objet de la convention, le cas échéant.

Tous les justificatifs de l’éligibilité des participants sont téléchargés dans Ma démarche FSE+ si la population des participants est inférieure ou égale à 30. Lorsque que celle-ci est supérieure à 30, les pièces justificatives seront demandées par le gestionnaire à l’issue de l’échantillonnage qu’il aura mené.

Vous êtes tenu de justifier les modalités de mise en œuvre de la publicité et joindre au bilan les justificatifs afférents.

Seules les dépenses acquittées, à l’exception des dépenses en nature, peuvent être déclarées au bilan. L’acquittement est justifié dans les conditions fixées par le décret du 21 avril 2022 relatif à l’éligibilité des dépenses cofinancées par les fonds européens. Pour les programmes nationaux "Emploi, Inclusion, Jeunesse et Compétences", une attestation d’acquittement ne peut être valablement produite que si elle émane, pour les structures privées, d’un commissaire aux comptes dans le cadre d’une procédure spécifique et non pas dans sa mission générale de certification des comptes, et pour les structures publiques d’un comptable public. Les pièces justificatives sont téléchargées dans Ma démarche FSE+ si les lignes de dépenses sont inférieures ou égales à 30. Au-delà, vous êtes autorisé(e) à renseigner une ligne de dépense de synthèse par sous-poste, et vous téléchargerez à l’appui la liste comprenant le détail des dépenses qui la compose.

Seules sont éligibles les dépenses relevant de postes conventionnés. Au sein d’un poste conventionné, il est toutefois possible de déclarer des lignes de dépenses non prévues dans le budget prévisionnel.

Les dépenses déclarées ne sont pas plafonnées au montant conventionné. De même, seules les ressources externes nationales encaissées à la date du bilan doivent être déclarées. Pour les ressources non exclusivement dédiées à l’opération, une clé de répartition physique est utilisée pour imputer dans le bilan une part de la ressource à l’opération. Cette clé est appliquée au mandat pour isoler la part du montant encaissé affecté à l’opération.

Si les dépenses réalisées à la date du bilan sont supérieures au montant de ressources encaissées à la même date, le bilan est équilibré par le montant UE maximal dû (dépenses - ressources dans la limite du montant et du taux conventionné) et par un montant d’autofinancement calculé automatiquement si besoin. Les dépenses étant réalisées, l’autofinancement matérialise l’avance de trésorerie qui vous a été faite le cas échéant.

Si les ressources encaissées à la date du bilan sont supérieures aux dépenses réalisées, les ressources excédentaires sont mises en réserve pour comptabilisation dans un bilan ultérieur.

Le paiement de l’aide FSE

Le paiement de l’aide FSE peut faire l’objet d’une avance, d’acomptes ou d’un solde. Les modalités de paiement sont définies lors de l’instruction de votre demande de financement et sont inscrites dans votre convention FSE. 

Les paiements relatifs au versement de l’aide européenne et des cofinancements nationaux font l’objet d’un suivi dans le dossier de l’opération.

Comment se passe l’archivage de mon dossier ?

L’archivage consiste à conserver, dans un dossier unique regroupant tous les documents liés au projet bénéficiaire du Fonds social européen.

L’obligation de mettre à disposition les pièces justificatives de votre projet est maintenue longtemps après la fin de votre action.

Le principe d’un dossier unique

Toutes les étapes de vie du dossier doivent être conservées dans un dossier unique. Vous devez stocker l’ensemble des pièces de votre dossier FSE + soit sous forme d’originaux ou d’originaux certifiés conformes, soit sur des supports de données contenant les versions électroniques des documents. L’ensemble des pièces ayant fait l’objet d’un contrôle par l’une des autorités intervenant dans la gestion du FSE+ (gestion, certification ou audit) sont sauvegardées dans Ma démarche FSE+. En cas de recours à l’échantillonnage, seules les pièces demandées par le service gestionnaire font l’objet d’un archivage électronique.

Le point sur la durée d’archivage

Conformément aux dispositions de l’article 82 du règlement (UE) n°2021/1060, sans préjudice des règles régissant les aides d’État, les pièces relatives aux opérations cofinancées par le FSE+ doivent être disponibles pendant une période de 5 ans à compter du 31 décembre de l’année au cours de laquelle le service gestionnaire du FSE+ vous a versé le dernier paiement relatif à votre convention.