Secrétaire comptable (H/F) au sein du pôle Aménagement du Département Direction des collèges, service unité comptabilité

La Direction des collèges pilote la mise en œuvre du Plan « collèges » sur les thèmes de la restauration scolaire, la mise en place de niveau de service et la sectorisation scolaire. Elle accompagne également les établissements grâce à l’allocation de dotation et de subventions de fonctionnement.

Elle regroupe près de 342 collaborateurs qui participent au fonctionnement et à l’entretien des 38 collèges publics et 8 collèges privés sous contrat d’association avec l’Etat que compte le Département de la Savoie et qui accueillent 21 000 collégiens.

Finalités de la fonction :

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable unité comptabilité, le-la secrétaire comptable est chargé(e) :

 d’Assurer le secrétariat du service « Fonctionnement et budget »,

• d’Assurer l’intérim de la /du second(e) secrétaire
• d’Assurer les opérations comptables de la direction

Missions

Secrétariat :

• Tenir le rôle de référent(e) administratif(ve) pour le service Fonctionnement et budget
• Assurer la gestion des documents (courriers, notes) : mise en forme, relecture, enregistrement sur le logiciel Acropolis, préparation et circulation et suivi des parapheurs, etc…
• Garantir la conformité des documents mis à la signature (charte graphique, présentation des visas, orthographe, grammaire...)
• Assurer le suivi du circuit de signature et le classement des courriers
• Participer aux réunions et en rédiger les comptes-rendus
• Effectuer le tri, le classement et l’archivage des dossiers

Gestion des activités de la direction :

• Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif de la Direction,
• Mettre à jour les documents, annuaire des collèges, listes des personnels de direction des établissements,
• Gérer le suivi du stock et les commandes des fournitures,
• Participer à l’organisation des rencontres des personnels de direction des collèges et agents des collèges,
• Planifier les réunions et groupes de travail (réservation salle, envoi des invitations, des comptes-rendus),
• Assurer l’intérim du secrétariat de direction en cas d’absence.

Ponctuellement : communication :

• Mettre à jour les pages intranet et internet de la direction des collèges,
• Transmettre au Service d’appui technique (SAT) toute information susceptible d’être valorisée sur divers supports de communication.

Comptabilité :

• Assurer l'exécution du budget (engagements, liquidations, titres de recettes, …) des opérations des collèges publics et privés et des Ateliers Culinaires Départementaux,
• Emettre les certificats de paiement, titres de recettes et mémoires,

Profil :

Vous avez une bonne connaissance de la comptabilité publique.

Vous maitrisez les règles budgétaires et comptables, ainsi que les techniques de secrétariat, rédactionnelles et d’accueil.

Rigoureux et méthodique, vous avez le sens de l’organisation et des aptitudes au travail en équipe.

Vous savez faire preuve de discrétion.

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