Secrétaire assistant (H/F)

Le Département de la Savoie recherche un secrétaire assistant (H/F), au sein du service du matériel et de la maintenance routière (SMMR), à temps complet.

La Direction des infrastructures (DI) met en œuvre la politique publique dédiée à la gestion des infrastructures routières en s’inscrivant dans la dynamique développement durable.

Elle regroupe 140 agents répartis au sein de la direction adjointe aménagement, de la direction adjointe maintenance et du service du matériel et de la maintenance routière (SMMR) composé des unités Radio équipements dynamiques, Travaux contrôles, Ateliers mécaniques, Gestion, et Logistique approvisionnement..

En tant que secrétaire assistant (H/F) vous serez chargé de la : 

Gestion administrative relative aux agents du service :
• Assurer le suivi administratif du temps de travail des agents, en veillant à la fiabilité des données transmises et saisies via le logiciel dédié (horaires de travail, éléments variables de type heures supplémentaires et astreintes, planification, RTT pilotés, apprentissage…).
• Contribuer à la gestion administrative et logistique des parcours de formation des agents (organisation des déplacements, réservation d’hôtels, tenue des outils de suivi…)
• Veiller au maintien des conditions réglementaires d’exercice des agents d’exploitation, en assurant notamment le suivi des permis de conduire, des habilitations et des dotations vestimentaires
• Assurer la mise à jour et l’exploitation des tableaux de bord et outils de suivi RH

Gestion administrative des matériels :
• Assurer le suivi des consommations et de l’approvisionnement en carburant, en intégrant les données dans le logiciel métier, en contrôlant les stocks des cuves et en gérant les cartes d’alimentation
• Collecter et contrôler les éléments déclaratifs de services faits et les données associées aux factures de carburant, afin de garantir l’exactitude des informations transmises
• Gérer les procédures administratives liées aux infractions des conducteurs, en assurant la transmission, le suivi et l’enregistrement des procès-verbaux pour l’ensemble du Département
• Constituer et actualiser les dossiers administratifs des véhicules, en réunissant les documents nécessaires (carnets de bord, d’entretien, cartes carburant, vignette Crit’air…) et en assurant leur saisie dans le logiciel métier
• Veiller à la disponibilité du matériel de sécurité, notamment par le réapprovisionnement régulier des trousses de secours présentes dans les véhicules et les bâtiments du service

Activités annexes :
• Assurer la gestion documentaire du service, en veillant à l’organisation, à la conservation et à la mise à disposition des documents d’archive
• Gérer les stocks de fournitures et de consommables, en garantissant l’approvisionnement nécessaire au fonctionnement du service
• Organiser et suivre les réservations des salles de réunion, en assurant la coordination logistique associée
• Contribuer au suivi de l’activité administrative, notamment par la réalisation de tableaux de bord
• Participer à la continuité de service, en apportant un appui ponctuel selon les besoins opérationnels du SMMR

Profil :

Vous êtes à l'aise avec les techniques de planification et de suivi d'activité ainsi qu'avec les techniques d'accueil.
Vous pratiquez les outils et logiciels bureautiques ainsi que les logiciels métiers (Gescar, Acropolis, Grand Angle…)

Rigoureux et méthodique, vous avez les sens de l'organisation et vous savez gérer votre temps et les priorités.
Reconnu pour votre aisance relationnelle, vous appréciez le travail en équipe et en transversalité.

Vous souhaitez vous investir pour une collectivité dynamique et innovante tout en résidant dans un cadre de vie privilégié ?

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