Secrétaire assistant Enfance Jeunesse Famille (H/F)

Le Département de la Savoie recherche un secrétaire assistant Enfance Jeunesse Famille (H/F) à temps complet.

Description :

Les Maisons Sociales du Département (MSD) mettent en œuvre les politiques départementales en matière d’action sociale. Elles proposent des solutions adaptées aux problèmes sociaux rencontrés par les populations à partir de l’analyse des besoins locaux. Elles agissent en partenariat étroit avec les acteurs locaux du champ de l’action sociale.

Les MSD regroupent près de 460 agents répartis au sein des Services Cohésion Sociale, Service EJF/PMI Protection, Services EJF/PMI Prévention, Service PA/PH, Service PMI, Service Ressources administration générale et des Centres Sociaux du Département (CSD).

En tant que secrétaire assistant Enfance Jeunesse Famille (H/F) vous serez chargé de recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service EJF. Vous secondez le(s) chef(s) de service EJF, les psychologues et travailleurs sociaux, dans l’organisation de leurs activités et du travail des équipes. Vous garantissez un accueil physique et téléphonique de premier niveau et assurer le traitement direct de dossiers selon les modalités définies avec la hiérarchie. Vous participez à la continuité de service de la MSD en matière d’accueil du public et de permanences des secrétariats.

Missions :

Accueil :

• Recevoir, assurer une première réponse et/ou orienter les appels téléphoniques
• Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires
• Contribuer au fonctionnement global du siège de la MSD afin d’assurer la continuité des services

Secrétariat :

• Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…)
• Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement du courrier entrant ou sortant
• Assurer le secrétariat du/des chef(s) de service EJF et référents EJF (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda)

• Assurer le traitement administratif des situations (contrat d’accueil assistantes familiales, mecs, scolarité, saisie Iodas…)

• Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l’archivage des dossiers EJF
• Rédiger les comptes rendus de réunions

Contribution aux activités de la Maison sociale :

• Organiser les agendas de l’équipe
• Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (salle, matériel…)
• Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du service EJF, et assurer la liaison entre les membres de l’équipe

• Participer au recueil et à l’exploitation des données nécessaires à l’observation des besoins locaux (statistiques…)
• Préparer les dossiers examinés lors des commissions et instances, et en assurer le suivi (CRIP, bilans, synthèses…)
• Suivre les dossiers spécifiques (gestion de la CTU)
• Réaliser l’interface entre les interlocuteurs et le travailleur social dans le suivi administratif quotidien des dossiers
• Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement de dossiers
• Recueillir les informations actualisées et les diffuser auprès des travailleurs sociaux concernés

Conditions particulières d’activité :

• Garantir un premier niveau d’accueil et le respect des procédures administratives
• Travail en binôme avec une autre secrétaire assistante
• Participer à la continuité de service

Profil :

Vous maîtrisez le domaine médico-social ainsi et la législation sociale. Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et d’accueil ainsi que les logiciels bureautiques (Word, Excel…).

Disponibilité, adaptabilité, aisance relationnelle, discrétion, confidentialité, rigueur et méthode, aptitude à la gestion du temps et des priorités, travail en équipe sont des atouts indispensables pour le poste.

Vous souhaitez vous investir pour une collectivité dynamique et innovante tout en résidant dans un cadre de vie privilégié ?

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