Secrétaire assistant de centre social du Département – Protection maternelle et infantile (H/F)

Le Département de la Savoie recherche un Secrétaire assistant de centre social du Département – Protection maternelle et infantile (H/F) à temps complet pour une mission temporaire jusqu'au 18 avril 2026.

En tant que secrétaire assistant de centre social du Département – Protection maternelle et infantile vous serez en charge d’accueillir, informer et orienter les usagers en leur apportant un premier niveau de réponse adapté à leurs besoins. Vous mettez en œuvre les procédures administratives nécessaires à l’accès aux droits des usagers et secondez le travailleur médico-social dans son exercice au quotidien.

Pour le service protection maternelle et infantile, vous assurez le recueil et le traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif de la MSD pour le service PMI. Vous soutenez le(s) médecin(s) de PMI et les autres travailleurs médicaux-sociaux du service, dans l’organisation, le suivi et la coordination de leurs activités, vous garantissez un accueil physique et téléphonique de premier niveau répondant aux contraintes qualité du service et assurez le traitement direct de certains dossiers selon les modalités définies avec l’encadrement du service.

Missions :

Accueil en CSD et Service de PMI :

• Assurer l’accueil physique et téléphone des usagers, familles et partenaires, en adaptant le niveau d’écoute à des publics parfois en difficulté
• Identifier la nature des demandes exprimées et en assurer une réponse de premier niveau et l’orientation vers l’interlocuteur externe ou interne compétent
• Apporter un premier niveau de réponse, notamment d’ordre normatif, dans le respect des procédures et du champ de compétence du service

Mise en œuvre d’un premier niveau d’instruction en CSD :

• Accompagner les usagers dans la constitution de leur dossier d’accès aux droits, lorsque celui-ci ne nécessite pas d’évaluation préalable par un travailleur social
• Vérifier la complétude des pièces administratives, et veiller à la préparation conforme du dossier et à la réalisation des formalités administratives nécessaires en vue du rendez-vous avec le travailleur médico-social
• Assurer l’interface entre l’usager et le travailleur médico-social pour le suivi quotidien du dossier
• Réaliser les opérations courantes de secrétariat liées à l’activité du service

Participation au fonctionnement du CSD :

• Organiser le fonctionnement du CSD et en assurer l’intendance
• Garantir la circulation de l’information au sein de l’équipe du CSD
• Assurer une veille et une mise à jour régulière de la documentation relative à la législation sociale et médico-sociale

Secrétariat PMI :

• Garantir la conformité du déroulement des procédures administratives
• Assurer le traitement administratif des courriers et dossiers de PMI (rédaction, saisie, diffusion, classement…)
• Accueillir, informer et orienter les candidats aux métiers d’assistant maternel et d’assistant familial
• Préparer les dossiers examinés lors des commissions et instances, et assurer leur suivi
• Assurer l’interface entre les interlocuteurs et le travailleur médico-social pour le suivi administratif quotidien du dossier
• Organiser la veille en matière d’informations techniques et juridiques, et en coordonner la diffusion au sein du service
• Prendre en charge la gestion et le suivi documentaire du service (tri, classement, mise à jour et archivage des dossiers)
• Assurer la gestion des commandes de matériels et de fournitures (vaccins, matériel médical)
• Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, matériel, convocations…)
• Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions

Contribution aux activités de la Maison sociale :

• Organiser les agendas de l’équipe en tenant compte des priorités et des contraintes de service
• Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, matériel, convocations…)
• Organiser et coordonner la circulation de l’information au sein du service et entre les différents membres de l’équipe
• Elaborer, renseigner et actualiser les tableaux de bord et outils de suivi d’activité
• Participer à l’exploitation et à l’analyse des données utiles à l’observation des besoins locaux (bilan d’activité, aide aux aidants…)

Conditions particulières d’activité :

• Garantir un premier niveau d’accueil et veiller au respect des procédures administratives en vigueur
• Travailler en binôme avec une autre secrétaire assistante
• Participer à la continuité de service au sein du service et de la MSD
• Contribuer aux permanences liées aux missions Enfance Jeunesse et Famille

Répartition de l’activité à titre indicatif : 60% en CSD et 40% en service PMI

Profil :

Vous connaissez le cadre réglementaire et institutionnel de l’action sociale. Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et d’accueil ainsi que les logiciels bureautiques (Word, Excel…).

Vous maitrisez les outils et logiciels bureautiques ainsi que les logiciels métiers (IODAS).

Disponibilité, aisance relationnelle, adaptabilité, rigueur et méthode, sens de l’organisation, sens du service sont des atouts indispensables pour le poste.

Permis B exigé.

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