Secrétaire assistant Enfance Jeunesse Famille (H/F)

Le Département de la Savoie recherche un secrétaire assistant Enfance Jeunesse Famille (H/F) au sein du pôle social du Département – Maison Sociale du Bassin Chambérien – service Enfance Jeunesse Famille à temps complet.

En tant que secrétaire assistant Enfance Jeunesse Famille vous serez en charge de recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service EJF. Vous seconder le(s) chef(s) de service EJF, les psychologues et travailleurs sociaux, dans l’organisation de leurs activités et du travail des équipes.

Vous garantissez un accueil physique et téléphonique de premier niveau et assurez le traitement direct de dossiers selon les modalités définies avec la hiérarchie.

Vous participez à la continuité de service de la MSD en matière d’accueil du public et de permanences des secrétariats.

Missions :

Accueil :

• Recevoir, assurer une première réponse et/ou orienter les appels téléphoniques
• Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires
• Contribuer au fonctionnement global du siège de la MSD afin d’assurer la continuité des services

Secrétariat :

• Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…)
• Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement du courrier entrant ou sortant
• Assurer le secrétariat du/des chef(s) de service EJF et référents EJF (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et

agenda)

• Assurer le traitement administratif des situations (contrat d’accueil assistantes familiales, mecs, scolarité, saisie

Iodas…)

• Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l’archivage des dossiers EJF
• Rédiger les comptes rendus de réunions

Contribution aux activités de la Maison sociale :

• Organiser les agendas de l’équipe
• Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (salle, matériel…)
• Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du service EJF, et assurer la liaison

entre les membres de l’équipe

• Participer au recueil et à l’exploitation des données nécessaires à l’observation des besoins locaux (statistiques…)
• Préparer les dossiers examinés lors des commissions et instances, et en assurer le suivi (CRIP, bilans, synthèses…)
• Suivre les dossiers spécifiques (gestion de la CTU)
• Réaliser l’interface entre les interlocuteurs et le travailleur social dans le suivi administratif quotidien des dossiers
• Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement de dossiers
• Recueillir les informations actualisées et les diffuser auprès des travailleurs sociaux concernés

Conditions particulières d’activité :

• Garantir un premier niveau d’accueil et le respect des procédures administratives
• Travail en binôme avec une autre secrétaire assistante
• Participer à la continuité de service

Profil :

Vous connaissez le domaine médico-social et la législation sociale, ainsi que les techniques de secrétariat et d’accueil.

Vous maitrisez les outils et logiciels bureautiques ainsi que les logiciels métiers (IODAS).

Disponibilité, aisance relationnelle, adaptabilité, rigueur et méthode, sens de l’organisation, sens du service sont des atouts indispensables pour le poste.

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