Assistant administratif volant (H/F)

Le Département de la Savoie recherche un assistant administratif volant (H/F) au sein du pôle social du Département – Maison Sociale du Bassin Chambérien à temps complet pour une mission temporaire jusqu’au 31 décembre 2026.

En tant qu’assistant administratif volant vous assurez l’ensemble des missions de secrétariat sur la MSD Bassin chambérien (MSD BC) y compris sur les CSD, en fonction des besoins pour notamment pallier des besoins de remplacements d’agents absents, proposez un renfort ponctuel en cas de surcharge d’activité, apporter un soutien à la prise de fonction des secrétaires.

Vous serez en charge de l’accueil des usagers et de leur apporter un premier niveau de réponse et mettrez en œuvre les procédures administratives pour l’accès aux droits des usagers.

Vous secondez les travailleurs sociaux et médico-sociaux, les chef(fe)s de service, les médecins dans leur travail au quotidien.

Missions :

Activité d’accueil (CSD et services spécialisés) :

• Accueillir physiquement et téléphoniquement un public parfois en difficulté
• Identifier la demande de l’usager et lui assurer une réponse de premier niveau en l’orientant vers l’interlocuteur externe ou interne compétent, en lui apportant une réponse directe de type informatif

Mise en œuvre du premier niveau d’instruction de dossier (CSD) :

• Aider l’usager à constituer son dossier d’accès aux droits, ne nécessitant pas de fait une évaluation préalable administrative et sociale de la part du travailleur social
• Garantir le respect des formalités administratives dans la perspective du rendez-vous avec le travailleur social ou médico-social (rassembler les pièces justificatives, remplir les imprimés…)
• Réaliser l’interface entre l’usager et le travailleur social ou médico-social dans le suivi quotidien du dossier
• Prendre en charge les tâches quotidiennes de secrétariat (frappe, classement, réponse aux courriers, prise de rendez-vous)
• Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier entrant et sortant
• Apporter un soutien à la saisie des aides financières

Contribution aux activités et au fonctionnement global (services spécialisés) :

• Gérer et organiser les agendas de l’équipe
• Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (salle, matériel…)
• Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein de la MSD BC, et assurer la liaison entre les membres de l’équipe
• Participer au recueil et à l’exploitation des données nécessaires à l’observation des besoins locaux (statistiques…)
• Assurer la préparation des dossiers examinés dans les commissions et assurer leur suivi
• Effectuer le suivi des dossiers spécifiques
• Réaliser l’interface entre les interlocuteurs et le travailleur social, référent, psychologue, chef(fe) de service, médecin dans le suivi administratif quotidien du dossier
• Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement d’un dossier
• Prendre en charge les tâches quotidiennes de secrétariat (frappe, classement, réponse aux courriers, prise de rendez-vous)
• Garantir la mise à jour et la disponibilité des tableaux de bords et outils de pilotage su service (recueil des données, bilan d’activité…)
• Apporter un soutien à la saisie des différents dispositifs

Profil :

Vous avez des connaissances de l’environnement et des dispositifs d’action sociale, des acteurs et réseaux de l’action sociale.

Vous possédez déjà une expérience dans domaine de l’accueil et de la gestion administrative.

Discrétion et confidentialité, sens de l’écoute, aisance relationnelle, diplomatie, autonomie, capacité d’initiative, adaptabilité et réactivité sont des atouts indispensables pour le poste.

Titulaire du permis B

Rejoignez le Département !